Onboarding zaměstnanců: co dělat a čemu se vyhnout

Co je onboarding?

Onboarding, někdy označovaný také jako zaučení zaměstnance, je strukturovaný proces uvádění nových pracovníků do organizace. Je to klíčová fáze, která má za cíl nejen seznámit zaměstnance s novými povinnostmi a pracovním prostředím, ale také je začlenit do firemní kultury a hodnot. Efektivní onboarding nejen usnadňuje adaptaci, ale také pomáhá zaměstnanci rychleji dosáhnout plné produktivity a posiluje jeho pocit sounáležitosti s týmem i se společností. Tento proces zahrnuje různé aktivity, jako jsou formální školení, setkání s klíčovými lidmi, přidělení mentorů nebo seznámení se systémy a postupy organizace. Onboarding je nezbytným prvkem strategie řízení lidských zdrojů, jehož cílem je zvýšit angažovanost zaměstnanců a snížit fluktuaci.

Co je pre-onboarding?

Pre-onboarding je přípravná fáze před oficiálním nástupem nového zaměstnance, jejímž cílem je usnadnit jeho přechod do nového pracovního prostředí. Toto období začíná po přijetí pracovní nabídky a končí prvním dnem v nové firmě.

Pre-onboarding zahrnuje například poskytnutí informačních materiálů o společnosti, její kultuře, hodnotách a organizační struktuře. Zaměstnanec může získat přístup k příručkám, organizačním schématům či informacím o projektech, na kterých se bude podílet.

Firmy často organizují také neformální setkání týmu nebo zvou nové zaměstnance na firemní akce, aby mohli poznat své budoucí kolegy ještě před prvním dnem. Pre-onboarding může zahrnovat i technickou přípravu – například nastavení e-mailového účtu, zajištění potřebného vybavení nebo konfiguraci IT systémů. Cílem těchto kroků je snížit nejistotu nováčka, zkrátit dobu adaptace a vytvořit pozitivní první dojem o firmě.

Díky efektivnímu pre-onboardingu se nový zaměstnanec může od prvního dne cítit jistěji a pohodlněji, což pozitivně ovlivní jeho zapojení a produktivitu.

Příklady aktivit při pre-onboardingu:

• Poskytování informací: Předání příruček, popisu organizační struktury nebo informací o firemní kultuře.

• Pozvání na týmové akce: Umožnění účasti na neformálních setkáních s kolegy ještě před nástupem.

• Příprava pracovního místa: Zajištění kompletního vybavení, aby se zaměstnanec mohl soustředit na adaptaci, ne na řešení technických problémů.

Příklad špatně provedeného onboardingu

Kontext: Jan, specialista na marketing, nastoupil do velké technologické firmy. Je to jeho první práce v oboru, proto je nadšený, ale i trochu nervózní. Jeho první den však neprobíhal podle očekávání.

Den 1:

• Chybějící uvítání: Jan přišel v 9:00, ale nikdo ho nepřivítal. Recepční o jeho příchodu nevěděla. Po krátkém zmatku musel čekat v lobby přes hodinu.

• Nepřipravené pracovní místo: Když se konečně dostal ke stolu, zjistil, že nemá počítač, telefon ani základní nástroje. Na IT musel čekat další hodinu.

• Žádný plán nebo harmonogram: Nedostal žádný plán na první den ani rozpis aktivit na následující týdny. Nevýznamně bloudil a nevěděl, na koho se obrátit.

• Opomenutí kulturních aspektů: Nikdo ho nepředstavil týmu, nikdo mu nevysvětlil firemní hodnoty nebo pravidla spolupráce.

• Chybějící mentor: Nebyl mu přidělen mentor ani kolega, který by mu pomohl. Manažer neměl čas, a Jan tak zůstal bez podpory.

• Nejasná očekávání: Role nebyla jasně definovaná. Na pohovoru mu slíbili konkrétní projekty, ale realita byla jiná. Cítil se, jako by byl hozený do vody bez přípravy.

Výsledek: Po pár dnech byl Jan stále více zklamaný a ve stresu. Nedostatek podpory a jasného vedení v něm vyvolal pochybnosti o tom, zda si má hledat jinou práci. Místo nadšení a motivace cítil frustraci a nejistotu.

Tento příklad ukazuje, jak absence správného onboardingu a zanedbání základních aspektů může vést k demotivaci nového zaměstnance.

Jak provést onboarding (dobrý příklad)

Aby onboarding proběhl úspěšně a noví zaměstnanci jako Jan se cítili vítáni, jistí a dobře připraveni, je vhodné zavést několik klíčových kroků:

Příprava a uvítání

• Plánování dopředu: Připravte pracovní místo, vybavení, přístupy do systémů a materiály.

• Uvítací den: Uspořádejte schůzku, na které bude nový zaměstnanec představen týmu. Proveďte jej kanceláří a seznamte s klíčovými lidmi.

Struktura a harmonogram

• Onboardingový plán: Připravte rozpis prvních dní a týdnů – školení, schůzky, seznámení s úkoly.

• Onboardingová příručka: Zahrňte organizační strukturu, postupy, kulturu firmy a očekávání.

Podpora mentorství

• Přidělení mentora: Každému novému zaměstnanci přiřaďte mentora, který mu bude průvodcem a oporou.

Kultura a integrace

• Úvod do firemní kultury: Uspořádejte informační sezení o hodnotách, misi a kultuře společnosti.

• Integrační akce: Pravidelné aktivity pro posílení vztahů v týmu.

Komunikace a zpětná vazba

• Pravidelná setkání s manažerem: Diskuse o pokrocích, výzvách a zpětná vazba.

• Komunikační kanály: Ujistěte se, že zaměstnanec ví, kde hledat pomoc a informace.

Školení a rozvoj

• Úvodní školení: Seznámení s nástroji, systémy a postupy potřebnými pro každodenní práci.

• Dlouhodobý rozvoj: Investice do kurzů a školení podporujících profesní růst.

Přístup ke zdrojům

• Kompletní vybavení: Od prvního dne musí mít k dispozici všechny nástroje.

• Materiály a příručky: Snadný přístup k dokumentům a návodům.

Flexibilita a psychická podpora

• Flexibilní pracovní doba: Umožněte flexibilní režim nebo home office.

• Psychologická podpora: Nabídněte přístup k wellness programům a odborné pomoci.

Zavedením těchto kroků se onboarding stane organizovanějším, přátelštějším a efektivnějším, což podpoří rychlejší adaptaci zaměstnanců a jejich dlouhodobou angažovanost.

Stres a výzvy spojené s onboardingem

Onboarding je jednou z nejvíce stresujících fází v profesním životě zaměstnance. Nové povinnosti, adaptace na prostředí a začlenění do týmu představují obrovskou výzvu.

Nový zaměstnanec často cítí tlak rychle zvládnout nové postupy, pochopit firemní kulturu a naplnit očekávání nadřízených. Strach z chyb a potřeba prokázat svou hodnotu mohou vést k nadměrnému stresu.

K tomu se přidává složitost byrokracie a formalit, které mohou být samy o sobě vyčerpávající. Důsledkem může být nejistota, únava a pokles motivace, což negativně ovlivňuje psychiku i výkon. Proto je důležité, aby firmy kladly důraz na psychologickou a organizační podporu.

Stres a onboarding: výzvy pro tým a vedoucího

Onboarding je náročný nejen pro nového zaměstnance, ale i pro jeho tým a vedoucího. Příchod nového člena znamená nutnost adaptovat se na nové dynamiky, což může vyvolat nejistotu a zvýšit pracovní zátěž.

Kolegové musí věnovat čas podpoře a školení nováčka, což může dočasně snížit jejich produktivitu. Vedoucí čelí výzvě efektivně zaměstnance začlenit, zajistit mu podporu a sledovat jeho pokroky, a přitom udržet motivaci a výkon celého týmu.

Pokud onboarding není dobře řízený, může dojít k napětí a frustraci. Proto je nezbytné mít jasně strukturovaný plán, který podpoří všechny zúčastněné.

Jak pečovat o pohodu zaměstnanců při onboardingu

Zajištění pohody zaměstnanců během onboardingu je klíčové pro jejich dlouhodobé zapojení a úspěch ve firmě. Především je důležité vytvořit přátelskou a podpůrnou atmosféru, ve které se nový zaměstnanec cítí vítán a oceňován. Organizace uvítacích a integračních setkání může pomoci navázat vztahy s týmem a zmírnit počáteční stres.

Neocenitelnou roli hraje také podpora mentora – přiřazení zkušeného kolegy, který působí jako průvodce a rádce, výrazně usnadňuje adaptaci. Důležitým prvkem je i pravidelná zpětná vazba – časté schůzky s manažerem zaměřené na pokrok a výzvy umožňují novému zaměstnanci průběžně upravovat směr a rozvíjet své kompetence. Vyplatí se rovněž investovat do školení a rozvojových programů, které nejen zvyšují dovednosti, ale také posilují motivaci a spokojenost v práci.

Nesmí se zapomínat na duševní zdraví – poskytnutí přístupu k profesionální psychologické pomoci, wellness programům a podpora využívání přestávek a udržování rovnováhy mezi pracovním a osobním životem jsou zásadní pro udržení vysoké úrovně well-beingu zaměstnanců. Tímto způsobem firma nejen pomáhá nováčkovi hladce přejít do jeho nových povinností, ale zároveň buduje základ pro jeho dlouhodobé zapojení a loajalitu.

Příklady péče o pohodu zaměstnanců při onboardingu

• Přátelská atmosféra: Nový zaměstnanec by měl hned od začátku cítit podporu a otevřenost.

• Mentoring: Přidělení zkušeného kolegy usnadní adaptaci.

• Pravidelná zpětná vazba: Časté schůzky s manažerem zvyšují jistotu a zapojení.

• Školení a rozvoj: Investice do rozvoje posiluje motivaci a spokojenost.

• Psychologická podpora: Přístup k odborné pomoci a wellness programům pomáhá zvládat stres.

5 příkladů: co nedělat při onboardingu

1. Nedostatek podpory a komunikace: Ignorování potřeb zaměstnance a absence zpětné vazby.

2. Chaotický proces: Nejasné kroky a rozpis vedoucí k nejistotě a stresu.

3. Opomenutí kultury: Fókus jen na formality bez vysvětlení hodnot a norem.

4. Chybějící nástroje: Neposkytnutí vybavení a přístupů vyvolává frustraci.

5. Nejasná očekávání: Nepřesné informace o roli vedou k deziluzi a poklesu motivace.

Vyhnout se těmto chybám je zásadní pro úspěšný onboarding, který podporuje adaptaci i loajalitu zaměstnanců.

Proč je onboarding důležitý?

Onboarding je klíčová fáze, která vyžaduje důkladnou přípravu a provedení. Není to jen o formalitách, ale hlavně o budování vztahů, důvěry a zapojení.

Firmy musí mít jasně definovanou kulturu, která podporuje hodnoty a misi, a zároveň poskytovat od prvního dne psychologickou i organizační podporu.

Přístup k wellness programům, školením a nástrojům zajišťuje hladký průběh onboardingu a prospívá jak zaměstnanci, tak celé organizaci.

Wsparcie psychologiczne dla firm – na czym polega?