Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

My jsme společnost Hedepy s.r.o., IČO: 092 06 281, se sídlem V Tišině 474/3, Bubeneč, 160 00 Praha, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 332559 („Hedepy“ nebo „my“). Provozujeme platformu dostupnou na adrese www.hedepy.cz („Webové stránky“). Náš e-mail je: podpora@hedepy.cz. 

Prostřednictvím Webových stránek si mohou klienti rezervovat sezení s terapeutem. Terapeut může používat Webové stránky, aby se s klienty spojil. Návštěvníci mohou Webové stránky procházet, navštěvovat a číst a získávat z nich informace o duševním zdraví a duševní pohodě. Tyto zásady zpracování osobních údajů („Zásady“) jsme připravili, abychom vás, tedy všechny tyto osoby (návštěvníky Webových stránek, klienty i terapeuty), informovali o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje.

Pro účely těchto Zásad zpracování osobních údajů platí, že:

  • klient je osoba, která používá Webové stránky pro rezervaci a absolvování sezení s terapeuty;
  • terapeut je podnikatel, který používá Webové stránky za účelem spojení se svými klienty;
  • návštěvník je uživatel, který si prohlíží Webové stránky.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými zákony, zejména nařízením (EU) č. 2016/679 Evropského parlamentu a Rady o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („Nařízení“).

Prostřednictvím Webových stránek zprostředkováváme i zdravotní služby z oblasti psychiatrie. Pokud v těchto Zásadách mluvíme o terapeutech, myslíme tím i psychiatry nebo společnost UNICARE MEDICAL CENTER, s.r.o., IČO: 475 41 415, se sídlem Na dlouhém lánu 563/11, Vokovice, 160 00 Praha 6, Česká republika, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 25321 („Klinika“), u které jsou psychiatři zaměstnaní. Obdobně platí, že pokud mluvíme o terapiích, myslíme tím i psychiatrické konzultace apod.

Pokud Vás zajímá, jak zpracovává Vaše osobní údaje Klinika, pokud využíváte služeb psychiatrie, najdete všechny informace zde.

Proč jako správce zpracováváme vaše osobní údaje?

Jsme správcem vašich osobních údajů, to znamená, že určujeme účely a prostředky pro zpracování osobních údajů.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pro níže uvedené účely a po níže uvedenou dobu zpracování.

Dovolujeme si vás ujistit, že při zpracování vašich osobních údajů nevyužíváme ze strany Hedepy žádné automatické individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 Nařízení. To znamená, že nevyužíváme procesy, kdy zpracování osobních údajů probíhá výhradně automatizovaně (bez lidského zásahu) a má pro vás právní důsledky, např. prostřednictvím automatických informačních systémů, webových programů a jiného softwaru.

 

A. Klienti. Pokud si zarezervujete a absolvujete sezení prostřednictvím Webových stránek jako klient:

Zpracováváme následující údaje:

  • Vaše kontaktní údaje: jméno a příjmení (pokud jsou uvedeny), telefonní číslo a e-mailová adresa;
  • Fakturační a bankovní údaje (pokud si sezení platíte sami a nevyužíváte jej jako benefit od svého zaměstnavatele): osobní údaje uvedené na fakturách, informace o platbách a jejich stavu, informace o způsobu platby;
  • Další informace o vás: další informace a osobní údaje související se smlouvou, kterou společně uzavíráme, a informace z naší vzájemné komunikace;
  • Informace o vaší zpětné vazbě terapeutům;
  • Informace o hodnocení terapeutů, pokud je poskytnete;
  • Informace z rezervačního systému – termíny sezení, zrušení sezení, komunikace mezi klienty a terapeuty (kromě samotných terapeutických sezení nebo chatové konzultace), výsledky sebehodnotících testů dostupných na Webových stránkách atd.;
  • Informace o vašem zaměstnavateli, pokud využíváte naše služby jako zaměstnanecký benefit.

Abychom předešli pochybnostem, rádi bychom vás upozornili, že:

(a) Hedepy nemá přístup k videokonferencím s vaším terapeutem, ani o vás od terapeuta nedostáváme žádné informace, pouze potvrzení, že se sezení uskutečnilo/neproběhlo (jen váš terapeut je tedy správcem osobních údajů poskytnutých během sezení); a

(b) Hedepy nemá přístup k informacím o vaší kreditní kartě, pokud platíte jakoukoli částku prostřednictvím Webové stránky (správcem je ComGate Payments a.s. nebo Stripe, Inc.) – dostáváme pouze informace o tom, zda byla platba provedena nebo neproběhla.

V závislosti na tom, zda si služby objednáváte přímo vy nebo je čerpáte jako zaměstnanecký benefit, může být Hedepy poskytovatelem či zprostředkovatelem nabízených služeb (konzultací) – více informací naleznete v obchodních podmínkách pro klienty dostupných na Webových stránkách. V souvislosti se zpracováním osobních údajů jsou Hedepy a terapeut vždy nezávislými správci vašich osobních údajů souvisejících s poskytováním služeb Hedepy a absolvováním konzultací, s výjimkou toho, že evidujeme doklady k vašim platbám v účetní evidenci a, pokud čerpáte konzultace jako zaměstnanecký benefit, ověřujeme doménu vaší pracovní e-mailové adresy.

Jak jsme uvedli výše, Hedepy jako správce osobních údajů nezpracovává žádné citlivé údaje klienta (tzv. osobní údaje zvláštní kategorie), např. informace o vašem zdravotním stavu nebo doporučených sezeních, sexuální orientaci či léčbě. Vztah mezi vámi jako klientem a terapeutem je důvěrný vztah a veškeré informace z konzultací zpracovává pouze terapeut, který je vázán Kodexem Evropské asociace psychoterapeutů i přísnou smluvní mlčenlivostí. V případě, že se s terapeutem rozhodnete sezení nahrát, naše společnost nemá a nebude mít k záznamu přístup.

Vaše údaje zpracováváme tak, jak je popsáno v této tabulce:

Právní základ zpracováníÚčel zpracováníDoba zpracování osobních údajůZpracovávané osobní údaje
SMLOUVA
Plnění smlouvy nebo předsmluvní jednání
Nařízení čl. 6 odst. 1 písm. b)
Poskytování našich služeb, zprostředkování smlouvy s terapeutem.Pokud není níže uvedeno jinak, budeme zpracovávat vaše osobní údaje v rezervačním systému po dobu, kdy máte aktivní klientský účet. Vaše osobní údaje automaticky vymažeme tři roky po vašem posledním přihlášení do účtu. V takovém případě bude váš účet vymazán. Na vaši žádost účet smažeme kdykoliv okamžitě.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; fakturační a platební údaje; informace z rezervačního systému; informace o vašem zaměstnavateli, pokud využíváte naše služby jako zaměstnanecký benefit.
PRÁVNÍ PŘEDPISY
Je to naše zákonná povinnost
Nařízení čl. 6 odst. 1 písm. c)
Dodržování všech našich zákonných povinností (např. povinnosti vyplývající z účetní nebo daňové legislativy).Po dobu trvání příslušné zákonné povinnosti. Například některé osobní údaje týkající se daňových záležitostí musí být uchovávány po dobu 10 let.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; fakturační a platební údaje; další informace o vás (další informace a osobní údaje související se smlouvou, kterou společně uzavíráme, a obsah naší vzájemné komunikace).
OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM
Je to náš oprávněný zájem
Nařízení čl. 6 odst. 1 písm. f)
Vymáhání smluvních nároků a zákonných povinností.Vaše osobní údaje, které můžeme potřebovat k obhajobě našich právních nároků, můžeme zpracovávat po dobu, která odpovídá nejdelší možné promlčecí době stanovené zákonem, tj. 15 let.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; fakturační a platební údaje; jiné informace; informace o naší komunikaci a zpětné vazbě; informace o hodnocení terapeutů, pokud je poskytnete; informace z rezervačního systému; informace o vašem zaměstnavateli, pokud využíváte naše služby jako zaměstnanecký benefit.
Zvyšování kvality našich služeb, včetně zjišťování vaší spokojenosti s našimi službami a terapeuty.Vaše údaje zpracováváme tak dlouho, dokud máte aktivní klientský účet. Vaše osobní údaje automaticky vymažeme tři roky po vašem posledním přihlášení do účtu. V tomto případě bude váš účet vymazán.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; jiné informace; informace o naší komunikaci a zpětné vazbě; informace o hodnocení terapeutů, pokud je poskytnete; informace z rezervačního systému; informace o vašem zaměstnavateli, pokud využíváte naše služby jako zaměstnanecký benefit.
Přímý marketing.Naše newslettery vám můžeme zasílat po dobu 3 let od vašeho posledního sezení, nebo dokud nevznesete námitku proti tomuto zpracování, např. odhlášením z odběru našich obchodních sdělení.Za tímto účelem zpracováváme výše uvedené údaje: kontaktní údaje.

B. Terapeuti. Pokud používáte Webové stránky jako terapeut:

Zpracováváme následující údaje:

  • Vaše kontaktní údaje: jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailová adresa;
  • Fakturační a bankovní údaje: osobní údaje uvedené na fakturách, informace o přijatých nebo odeslaných platbách, informace o způsobu platby;
  • Vaše vzdělání a praxe: osobní údaje týkající se Vašeho titulu a dalšího vzdělání, informace o délce Vaší praxe
  • Další informace: další informace a osobní údaje související se smlouvou, kterou společně uzavíráme, a informace z naší vzájemné komunikace;
  • Informace z rezervačního systému – termíny sezení, zrušení sezení, komunikace mezi klienty a terapeuty (kromě samotných terapeutických sezení či chatové konzultace) atd.
Právní základ zpracováníÚčel zpracováníDoba zpracování datZpracovávané osobní údaje
SMLOUVA
Plnění smlouvy nebo předsmluvní jednání
Nařízení čl. 6 odst. 1 písm. b)
Poskytování našich služeb, zprostředkování smlouvy s klientem.Pokud není níže uvedeno jinak, pokud jste terapeut aktivní na Webových stránkách, budeme o vás zpracovávat údaje pouze po dobu trvání naší smlouvy o spolupráci.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; fakturační a bankovní údaje; jiné informace; informace z rezervačního systému.
PRÁVNÍ PŘEDPISY
Je to naše zákonná povinnost
Nařízení čl. 6 odst. 1 písm. c)
Dodržování všech našich zákonných povinností (např. povinnosti vyplývající z účetní nebo daňové legislativy).Po dobu trvání příslušné zákonné povinnosti. Například některé osobní údaje týkající se daňových záležitostí musí být uchovávány po dobu 10 let.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; fakturační a bankovní údaje; další informace (další informace a osobní údaje související se smlouvou, kterou společně uzavíráme, a informace z naší vzájemné komunikace).
OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM
Je to náš oprávněný zájem
Nařízení čl. 6 odst. 1 písm. f)
Vymáhání smluvních nároků a zákonných povinností.Vaše osobní údaje, které můžeme potřebovat k obhajobě našich právních nároků, můžeme zpracovávat po dobu, která odpovídá nejdelší možné promlčecí době stanovené zákonem, tj. 15 let.Za tímto účelem zpracováváme níže uvedené údaje: vaše kontaktní údaje; fakturační a bankovní údaje; další informace (další informace a osobní údaje související se smlouvou, kterou společně uzavíráme, a informace z naší vzájemné komunikace).
Přímý marketing.Naše newslettery vám můžeme zasílat po dobu 3 let od vaší poslední konzultace s klientem, nebo dokud nevznesete námitku proti tomuto zpracování, např. odhlášením z odběru našich obchodních sdělení.Za tímto účelem zpracováváme výše uvedené údaje: kontaktní údaje.

C. Návštěvníci. Pokud navštívíte Webové stránky:

Zpracováváme následující údaje:

Právní základ zpracováníÚčel zpracováníDoba zpracování datZpracovávané osobní údaje
SOUHLAS
Udělujete nám souhlas se zpracováním vašich údajů
Nařízení článek 6 (1) a)
Zasílání marketingových informací (např. newsletter), pokud nám udělíte souhlas se zpracováním údajů pro tento účel.Naše newslettery vám můžeme zasílat po dobu 3 let nebo do doby, než vyjádříte nesouhlas s takovým zpracováním, např. odhlášením z odběru našich obchodních sdělení.Za tímto účelem zpracováváme výše uvedené údaje: kontaktní údaje.
DALŠÍ
Další informace můžete najít v našich zásadách používání souborů cookie
Používání cookies pro účely analýzy, statistiky, reklamy nebo i hodnocení poskytovaných služebDalší informace můžete najít v našich zásadách používání souborů cookieDalší informace můžete najít v našich zásadách používání souborů cookie

Komu vaše osobní údaje předáváme?

K zajištění bezpečného spojení mezi klientem a terapeutem využíváme služeb Twilio Inc. Naše společnost si vybrala tuto společnost pro její vysokou bezpečnost systému a její vysoký standard v oblasti ochrany dat plně v souladu s Nařízením. Společnost Twilio Inc. se připojila k programu DPF prosazovanému Mezinárodní Obchodní Administrací (Internation Trade Administration) a ministerstvem obchodu USA (U.S. Department of Commerce). Vstupem do tohoto programu Twilio Inc. přijala přísné podmínky pro zpracování osobních údajů podle Nařízení a zavázala se je dodržovat. Zde si můžete ověřit, že se společnost Twilio Inc. do programu skutečně zapojila.

Platby za jednotlivá sezení dále zajišťují společnosti ComGate Payments a.s. a Stripe, Inc., které jsou správci vašich osobních údajů a pouze předávají naší společnosti informace, zda platba proběhla v pořádku či neproběhla. Nepředávají nám žádné vaše platební údaje. 

V rámci činnosti Hedepy nám se zpracováním osobních údajů pomáhají i další subjekty, zejména v oblasti IT podpory, správy cloudových úložišť nebo správy webhostingu, konkrétně spolupracujeme s těmito subjekty:

  • se společností Google Ireland Ltd, která provozuje váš Google účet, který rovněž můžete použít pro registraci na Webové stránky; Google nám také pomáhá zpracovávat cookies; více o tom, jak Google zpracovává vaše osobní údaje, můžete najít zde;
  • se společností Meta Platforms Inc., která provozuje sociální síť Facebook, prostřednictvím které se rovněž registrovat na Webové stránky; Meta Platforms nám také pomáhají zpracovávat cookies; více o tom, jak Meta Platforms zpracovávají vaše osobní údaje, můžete najít zde;
  • Formagrid Inc., se sídlem 799 Market St Fl 8 San Francisco, CA 94103, Spojené státy americké, která provozuje platformu Airtable, kterou používáme pro zlepšení našeho pracovního tempa; 
  • TYPEFORM SL, se sídlem C/ Can Rabia 3-5, 4th floor, 08017 – Barcelona, Španělsko, která provozuje platformu Typeform, kterou používáme pro práci s daty;
  • Freshworks Inc., se sídlem San Mateo, 2950 S Delaware St Suite 201, Spojené státy americké, která provozuje platformu Freshdesk, kterou používáme ke zlepšení našeho zákaznického servisu;
  • airSlate Inc., se sídlem 2901 West Coast Highway Newport Beach, CA 92663, Spojené státy americké, která provozuje platformu SignNow pro online podpisy dokumentů;
  • Celonis, Inc., se sídlem One World Trade Center 87th Floor New York, NY 10007, Spojené státy americké, která provozuje platformu make, díky které si lépe organizujeme úkoly a pracovní tempo;
  • SendPulse Inc., se sídlem 119 W 24th St Fl 4, New York City, New York, 10011, Spojené státy americké, a Mailgun Technologies Inc, se sídlem 12 E Pecan St.#1135 San Antonio Texas 78205, Spojené státy americké, které nám pomáhají s rozesíláním našich newsletterů;
  • DigitalOcean Holdings, Inc., se sídlem 101 Avenue of the Americas 10th Floor New York, NY 10013, Spojené státy americké, která nám poskytuje cloudové řešení;
  • ABRA Software a.s., se sídlem Jeremiášova 1422/7b, Stodůlky, 155 00 Praha 5, Česká republika, která nám poskytuje své služby týkající se plánovaní zdrojů;
  • UnicornsLab s.r.o., se sídlem Skřivanova 334/4, Ponava, 602 00 Brno, Česká republika, která nám spravuje naše online kampaně; 
  • LCG New Media s.r.o., se sídlem Pernerova 659/31a, Karlín, 186 00 Praha 8, Česká republika, která nám pomáhá s našimi marketingovými aktivitami.

Pokud vám váš zaměstnavatel umožní používat Hedepy coby pracovní benefit, rádi bychom vás ubezpečili, že vašemu zaměstnavateli nepředáváme žádné vaše osobní údaje, pouze souhrnné údaje o celkovém počtu sezení a celkové nominální hodnotě nárokovaných sezení.

K vašim osobním údajům má samozřejmě přístup i váš terapeut a je samostatným správcem vašich údajů.

Jak chráníme vaše osobní údaje?

Naše společnost klade důraz na důvěrnost konzultací a bezpečnost vašich dat. Přijali jsme vysoký standard bezpečnostních požadavků na systémy a spolupracující osoby. Mezi hlavní opatření patří:

  • vysoké požadavky na terapeuty a jejich profesionalitu, včetně přísných požadavků na zabezpečení vašich informací – tyto požadavky jsou popsané ve smlouvě, kterou s terapeuty uzavíráme;
  • organizační a technická opatření k zabezpečení rezervačního systému a videokonferencí, jako je ověření, anonymizace, pouze autorizovaný přístup, zabezpečení serveru, monitoring, SLA;
  • minimalizace zpracovávaných údajů a osob s přístupem k údajům;
  • závazek mlčenlivosti všech osob, které mají přístup do rezervačního systému.

Jaká jsou vaše práva?

Právo na stížnost: Pokud se domníváte, že i přes naši maximální snahu porušujeme právní předpisy o ochraně osobních údajů, máte možnost podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů ČR, www.uoou.cz, tel. +420 234 665 111, Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00, Česká republika.

Kromě toho máte také následující práva:

  1. Zejména máte právo požadovat informace o podrobnostech zpracování vašich osobních údajů: můžete se nás zeptat, jaké osobní údaje zpracováváme a na cokoli souvisejícího se zpracováním vašich osobních údajů, pokud to není již výše zodpovězeno.
  2. Právo na opravu/doplnění: Pokud došlo ke změně vašeho emailu, telefonu nebo jména nebo jiných vašich osobních údajů, kontaktujte nás prosím na níže uvedeném kontaktu a my vaše kontaktní údaje rádi opravíme nebo doplníme.
  3. Právo na přenos údajů: můžete nás požádat a my vám zašleme výpis vašich osobních údajů v elektronické podobě za účelem jejich přenosu k jinému správci.
  1. Právo na výmaz: Kdykoli můžete požádat o výmaz svých osobních údajů. Rádi vám vyhovíme, pokud nebudou existovat právní důvody pro další zpracování.

A kde můžete tato práva uplatnit?

Jsme rádi, že jsme s vámi v kontaktu a snažíme se vaše stížnosti, požadavky či stížnosti co nejrychleji vyřešit.

Kontaktovat nás můžete na podpora@hedepy.cz , na naší adrese uvedené v záhlaví. Jsme vám k dispozici také na +420 228 811 555 a online chatu https://hedepy.cz/ .

Tyto zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti 2. února 2024.

Souhlas se zasíláním newsletterů

Děkujeme za zájem o naše newslettery. K tomu, abychom vám je mohli zasílat, potřebujeme váš souhlas.

Komu souhlas udělujete? Nám, společnosti Hedepy s.r.o., IČO: 092 06 281, se sídlem V Tišině 474/3, Bubeneč, 160 00 Praha, Česká republika, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 332559 („my“). Pokud byste nás chtěli kontaktovat, kdykoliv nám napište na podpora@hedepy.cz.

Kdy vás budeme kontaktovat, co vám budeme psát a proč? V případě, že nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů a zasíláním newsletterů (obchodních sdělení), budeme vám posílat naše novinky e-mailem. K tomu potřebujeme vaši e-mailovou adresu, kterou nám tímto sdělujete a zároveň souhlasíte, že ji můžeme používat podle těchto pravidel a našich Zásad zpracování osobních údajů.

E-mailovou adresu budeme zpracovávat po dobu 3 let, ledaže se z odběru newsletterů odhlásíte dříve anebo odvoláte tento souhlas jiným způsobem (třeba e-mailem).

Co když už o nás nebudete chtít slyšet? Posílání novinek můžete kdykoliv snadno zrušit, a to zasláním e-mailu na naši kontaktní adresu nebo proklikem na odkaz v e-mailech, které vám pošleme. Kromě toho, že vám pak už nebudeme psát, vaši e-mailovou adresu také smažeme z databáze kontaktů pro zasílání newsletterů. Pokud ji ale máme uloženou také v jiných databázích (např. pokud jste uživatelem naší platformy), pak si ji v těchto můžeme ponechat. Vaše osobní údaje si můžeme ponechat, pokud je zpracováváme na základě jiného právního důvodu, než je souhlas (například pro splnění našich právních povinností). Odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před tím, než jste jej odvolali.

Kdo nám s tím vším může pomáhat? S rozesíláním newsletterů nám pomáhají tito lidé a společnosti:

  • společnost SendPulse Inc., se sídlem 119 W 24th St Fl 4, New York City, New York, 10011, Spojené státy americké;
  • společnost Mailgun Technologies Inc, se sídlem 12 E Pecan St.#1135 San Antonio Texas 78205, Spojené státy americké.

 

Jaká máte práva? 

Právo podat stížnost: Pokud se domníváte, že navzdory naší snaze porušujeme předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz, adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.

Také máte tato práva:

  • Máte právo na informace o tom, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a pokud nás o to požádáte, máte právo požadovat přístup k těmto osobním údajům.
  • Pokud se váš e-mail změnil, prosím, kontaktujte nás na e-mail uvedený níže a my vaše údaje rádi opravíme nebo doplníme.
  • Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů porušujeme prostředky ochrany osobních údajů a naše zákonné povinnosti při ochraně osobních údajů, můžete nás požádat o vysvětlení, požadovat odstranění takto vzniklého stavu. Máte právo požádat i o omezení zpracování vašich osobních údajů nebo výmaz vašich osobních údajů.
  • Za určitých podmínek jsme také povinni vymazat vaše osobní údaje nebo omezit jejich zpracování, pokud nás o to požádáte. Za určitých podmínek máte i právo na přenos vašich osobních údajů k jinému správci.

A jak tato práva můžete uplatnit?

Budeme rádi, když nás budete kontaktovat a budeme se vám snažit zareagovat co nejdříve. Můžete nám napsat na podpora@hedepy.cz nebo nám pošlete dopis na adresu uvedenou výše. Jsme také dostupní na telefonu +420 228 811 555 nebo prostřednictvím online chatu na www.hedepy.cz