Jak si zorganizovat čas, abyste konečně mohli vydechnout

Pomůžeme vám zorientovat se v chaosu a provedeme vás praktickými kroky, jak si zorganizovat čas a správně naplánovat den. Tak abyste večer mohli v klidu vydechnout a věnovat se sobě.

Jak se vymotat z kruhu nestíhání a zorganizovat si čas

Jestli se topíte v úkolech, nejdříve bude potřeba se z celé situace vymotat – získat přehled o všem, co se děje, dostat to z hlavy a vyřešit základní organizaci času. Uvidíte, že se vám hned trochu uleví. Půjdeme na to ve čtyřech krocích.

1. Zmapujte všechny úkoly a povinnosti

Začněte s těmi pracovními a studijními. Sepište si všechny úkoly, co vám leží na stole, všechny projekty, které vás čekají, a taky pravidelné činnosti. To může být třeba psaní měsíčních reportů, pravidelné porady apod. Je potřeba získat co nejlepší přehled.

To stejné udělejte i s osobními úkoly. Sepište si aktuální povinnosti od domluvení návštěvy zubaře až po koupení dárku k blížícím se narozeninám. Všechno, co nosíte v hlavě. Jestli máte pravidelné náročnější úkoly v domácnosti (třeba sekání zahrady), hoďte je na papír taky.

2. Stanovte si priority

Možná vás vyděsí, kolik se toho na seznamu objeví. Ale žádný strach, postupně to zredukujeme.

Často se cítíme zahlcení proto, že se nevěnujeme tomu, co je opravdu důležité. Když se pak blíží deadline, přijde stres. Proto musíme úkoly prioritizovat. Skvělou pomůckou je Eisenhowerův princip. Podle něj úkoly rozdělíte do čtyř kategorií na základě jejich důležitosti a urgence.

Nemůžete se rozhodnout, co je důležité? Zkuste využít Paretovo pravidlo. Podle něj nám 20 % úsilí (v time managementu čas) přináší 80 % užitku (příjmu). Hledejte činnosti, které mají největší dopad na váš celkový výsledek.

3. Mažte, delegujte, nebo požádejte o pomoc

Pak přichází čas se nedůležitých úkolů zbavit. Buď tím, že je delegujete, nebo jednoduše neuděláte. Opravdu nemusíte všechno zvládat sami. Můžete zadat práci někomu v týmu, najmout externistu nebo zajít se svým seznamem úkolů za nadřízeným a požádat ho, abyste prioritizaci vyřešili spolu.

Než se vymotáte z nejhoršího, co si pro jednou pozvat paní na pořádný úklid nebo domluvený nedělní oběd vyřešit pozváním rodiny do restaurace? Určitě přijdete na spoustu úkolů, které nemusíte dělat vy osobně. Za ten klid v duši to stojí.

4. Větší úkoly si rozkouskujte

Znáte ten pocit, když před sebou máte velký úkol, ale pořád ho odkládáte, protože vlastně nevíte, odkud začít?

Právě proto je potřeba všechny velké úkoly (projekty) rozkouskouvat na co nejmenší části. Takové, které zaberou klidně jen několik minut. Třeba přípravu prezentace můžete rozdělit na rešerši informací, přípravu osnovy, tvorbu po slidech, vylepšení designu apod. Nemusíte dělat všechno najednou. Když budete mít úkoly naporcované, krok po kroku je můžete posouvat vpřed, i když vám na ně zůstane třeba jen patnáct minut.

Jak si naplánovat den, abyste toho co nejvíce dotáhli

Už víte, co všechno vás čeká. Dalším krokem je úkoly správně rozplánovat. Použijte diář nebo některou z time management aplikací, úkoly není dobré nosit v hlavě. Uleví se vám.

Plánujte alespoň po týdnech, klidně i po měsíci. Nestane se tak, že byste něco slíbili, když máte třeba deadline pro měsíční report. Jdeme na to:

1. Nejdříve si na konkrétní dny zapište všechny pravidelně se opakující úkoly. Alespoň na měsíc dopředu.
2. Na každý den si dejte pouze jeden náročný úkol. Nebudete se tak cítit přehlcení a lépe se soustředíte.
3. Každý den doplňte o několik menších a méně náročných úkolů. Zkuste podobné úkoly seskupit. Když se naladíte na jeden typ práce, půjde vám to lépe od ruky. Můžete je rozdělit například na analytické a kreativní.
4. Pro každý úkol si stanovte časový limit. Takový, který opravdu můžete splnit. Pomůže vám to držet se plánu a neskákat od jednoho úkolu k druhému.
5. Denní plán neplňte k prasknutí. Vždy si nechte čas pro nečekané situace.
6. Počítejte i s pravidelnými přestávkami. Věnovat pár minut protažení, krátké procházce nebo meditaci se vám násobně vrátí.

Zjistěte, kde vám utíká čas

Často si to ani neuvědomujeme, ale během dne odbíháme k nepodstatným činnostem. Pro většinu z nás jsou hlavním žroutem času sociální sítě. Můžou to ale být i zbytečné schůzky nebo jakýkoliv jiný způsob prokrastinace. Zkuste si několik dní zaznamenávat všechny svoje aktivity a uvidíte, kde byste mohli „vyhrát” čas navíc. Večer pak budete mít volnější a konečně se potkáte s přáteli nebo dočtete tu knížku, co vám leží na stole.

Metody time-managementu, které nakopnou produktivitu

Máme naplánováno, a tak se podíváme na konkrétní metody time managementu, které pomůžou držet se plánu.

• Nejdůležitější úkol dne udělejte jako první (eat the frog first)– dopoledne se totiž dokážeme lépe soustředit. Když budete mít nejdůležitější úkol hotový už kolem oběda, po zbytek dne si udržíte pozitivnější náladu a práce vám půjde od ruky.
• Dávejte si deadliny – a to i na úkoly, které jasný deadline nemají. Vytvoříte si tak pocit urgence a to vám pomůže se soustředit a udržet motivaci.
• Zkuste techniku pomodoro – to znamená soustředěně pracovat 25 minut v kuse a pak si udělat 5minutovou přestávku. Pomůže vám to od práce neodbíhat.
• Místo multi-taskingu dělejte single-tasking – studie ukázaly, že multi-tasking způsobuje mozku stres a snižuje kvalitu naší práce. Zavřete proto všechna nepotřebná okna v prohlížeči a zaměřte se vždy jen na jednu činnost.
• Vyhraďte si několik hodin na soustředěnou práci – náročné úkoly vám pak půjdou snadněji. Najděte si klidný koutek, vypněte všechny notifikace a věnujte několik hodin hluboké práci. Pak si dejte pauzu a klidně se nějak odměňte.
• Nastavte si hranice – to znamená například říkat „NE”, když by „ANO” znamenalo jít proti sobě. Nebo nenechat si na sebe naložit příliš, jen abyste ostatním ulevili nebo vyhověli. I to je time-management.

Možná se to teď tak nezdá, ale vždy existuje cesta ven. Nebuďte na sebe ale příliš tvrdí. Zvyknout si na strukturovanou práci a natrénovat disciplínu potřebuje čas. Začněte postupně a oslavujte každý pokrok.

Time management, work-life balance a prokrastinace jsou také skvělá témata pro terapii. Žádný problém není „málo závažný”. Odborník vám pomůže srovnat si myšlenky, stanovit priority, najít motivaci a hlavně cestu ven z chaosu. V Hedepy nabízíme terapii online a vybrat si můžete z více než stovky certifikovaných terapeutů.

Podívejte se, jak to funguje.